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LDBM 217/2012
香港特別行政區
土地審裁處
建築物管理申請編號 2012 年第217宗
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LDBM 218/2012
香港特別行政區
土地審裁處
建築物管理申請編號 2012 年第218宗
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(根據高勁修法官日期2013年1月25日的命令一併聆訊)
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判 案 書
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1.這兩宗案件的申請相同，獲安排同時審訊。
背景
2.位於九龍上海街的國祥大廈，是一棟樓高13層的單棟式大廈，一梯兩伙，即上海街635號（或作國祥大廈A座）單位及上海街637號（或作國祥大廈B座）單位。
3.上海街635號單位和上海街637號單位都於2008年成立業主立案法團（在此分別稱為「635號法團」和「637號法團」）。
4.成立業主立案法團之前，國祥大廈由「國祥大廈互助委員會」（「互委會」）負責日常管理和維修。兩宗案件的申請人（陳子坤）是互委會主席，他的兒子（陳敏聰）是互委會的司庫；答辯人（王正發和馬瑛瑋），分別是637號法團和635號法團成立後至今的主席。
5.635號法團和637號法團都於2012年6月18日舉行業主大會。兩個會議同時同地舉行，會議紀錄原則上相同，以635號法團的會議紀錄為例，當中有以下內容：
「討論內容：–
…
4. 追討陳子坤和陳敏聰非法動用法團金錢問題，二人用藉口不願意歸還，法團決定採取適當的法律行動。
5. 支票簽署支出問題。主席各業主提出為方便工作問題，每月的支出是由主席馬瑛瑋先行代支各款項，然後統計好大數後，歸還給予馬先生，民政署亦認為沒有問題。建議通過。
新一屆管委會在上次的業主大會已經產生主席馬瑛瑋，秘書王正發，司庫歐陽俊文，有效簽名和以往一樣，港幣5,000元或以下其2人簽署便可，港幣5,000元以上則需3人同時簽署。
…」
申請人的申請
6.申請人在兩宗案件的申請相同，以LDBM 218/2012為例（即關於635號法團）：
「申請人申請作出命令，而該命令是有關國祥大廈上海街635號業主立案法團2012年6月18日的會議紀錄，第4及5項決議與事實不符。
第4項不符合的第1點，議題沒有投票而（通過採取適當法律行動）。第2點，故意不寫我在會議上提出對數及核數，理性解決爭拗的款項。第3點，當日會議沒有提及LDBM 35-38/2011去誤導眾業主，繼續他的妄行。第4點，沒有在會議上提及2010年1月12日的會議紀錄。
第5項議題不符事實的第1點，沒有投票而議題獲通過。第2點，故意不提本人在會議中提出應跟隨民政署的樓宇管理財政指引，用實報實銷的發出支票方法，儘量少用現金。」
7.申請人在審訊時表示，希望審裁處命令兩位答辯人修訂會議紀錄，亦希望審裁處裁定兩位答辯人沒有誠信。
申請人的案情
8.申請人於審訊時作供指：
「3. 2012年6月18日下午2:30，本人和兒子陳敏聰到本大廈12A單位開2012年第二次業主大會(C1, C2)。
4. 當會議進行至第4議題時，本人問馬瑛瑋，本人及兒子如何挪用法團的四萬元，問他知否何謂挪用，當時馬瑛瑋無言以對，及後說願意收回詞語「挪用」。本人要求他道歉，但他拒絕。
5. 本人針對這四萬元的問題引用了LDBM 35-28/2011法官在庭上說的話:「這四萬元是互助委員會交接至兩個法團的流水賑，因為你們管理帳目不是專業的，所以才有這四萬元的爭議，可通過協商解決。」本人亦提出，案件LDBM 35-28/2011於提訊時，法官曾提議雙方一同委任一位核數師，本人同意，但後來法團主席說費用太貴，並不同意。因此這個遺留下來的問題，乃答辯人的責任。
6. 本人的兒子陳敏聰針對這四萬元的爭議，向列席的民政署的陳婉芬主任及曾小姐提出解決辦法，就是與現任的財政歐陽俊文對數，若對數後仍不能解決，則聘請核數師核數，當時大家亦無異議。對此事項，沒有進行表決，但後來在會議紀錄中，第四項的描如下:「追討陳子坤和陳敏聰非法動用法團金錢問題，二人藉口不願歸還，法團決定採取適當的法律行動。」
7. 進行第五項議程，支票簽發問題，馬瑛瑋說他因私人事務很忙，所以大廈每個月的各項開支，由他自行墊支，然後由兩個法團各簽一張總數的支票給他。本人在會議上說，不應有這樣的安排，應該實報實銷，用法團的支票付大廈的各項費用，當時我亦請教民政署的陳婉芬主任，民政署在樓宇管理方面，有否有關管理財政的指引，她說是有的。我遂說，應該跟隨民政署的指引，實報實銷來支付大廈各項開支，並儘量少用現金。當時並無此議題作表決，但後來在會議紀錄第五項，寫下「民政署亦認為沒有問題，建議通過。」(C3，C4)。
7.1 民政署的陳婉芬主任說有一些大廈，聘任管理公司，是用馬先生所提出的方法應付大廈開支，但這明顯不符合本人廈的現況。
7.2 簽發伍仟元以上的支票，要主席、秘書、司庫三人同時簽署才有效，伍千元以下其中兩人簽署就有效，各業主不是這樣理解，是針對大廈每一項的大廈支出而言。主席明顯理虧，欲方便自己而違背選舉時，眾業主的並識。擅自使用這個支出方法，先斬後奏在先，然後曲解陳主任的意思，寫下未經投票的會議紀錄在後。
8. 本人在2012年7月8日看到大廈公佈了2012年6月18日的業主大會會議紀錄，細閱後發覺第四、五項紀錄，與當時開會的實況不符。」
9.申請人亦傳召陳婉芬（「陳主任」）及歐陽俊文作供。
10.陳主任是民政事務處的聯絡主任，2012年6月時負責油尖旺區的大廈管理事宜。她承認出席國祥大廈2012年6月18日的業主大會，但因會議已是差不多十個月前的事，而她當時因工作需要每年列席超過100個大廈管理會議，所以不太記得會議過程。但為着協助法庭處理本案，她將有關的「油尖旺民政事務處職員出席會議撮要」呈堂（證物A1），當中有以下紀錄：
「（四）追討陳子坤及陳敏聰挪用法團約港幣4萬元，而陳子坤要求核數，而各委員亦贊成，待下次會議再決定。
（五）支票簽發問題，本處主任建議大廈每三個月要將收支報告表張貼大堂及簽支票就要跟情況，三名委員最少要二位簽署。」
11.歐陽先生是兩個法團的司庫，出席了2012年6月18日的會議，並已在會議紀錄上簽名。
答辯人的案情
12.兩位答辯人都反對申請，更提出土地審裁處沒有司法管核權審理申請。
13.兩位答辯人都依賴馬瑛瑋的證供。他表示：
「7. 本案中申請人陳子坤在法團未成立前，為國祥大廈互委會之主席，而其子陳敏聰一直作為互委會司庫協助他。
8. 在法團成立後，申請人及其子陳敏聰分別擔任兩個法團的秘書及司庫。及後，在2009年3月17日的法團會議中，申請人及其子陳敏聰在法團管理委員會的職位均被撤換，原因是在他們管理下，帳項存有不清不楚，見證物“MYW-6”及“MYW-7”。
9. 法團亦在2010年1月12日的會議中議決向申請人及其子陳敏聰作出法律行動追討有關虧空法團約HK$40,000.00的款項，見證物“MYW-8”及“MYW-9”。
10. 所謂有關虧空法團約HK$40,000.00的款項是指申請人為互委會主席，聲稱代所有業主向地舖業主追討欠維修費時所支出的法律費用。在LDBM 35-38/2011案中(“該案件”)法團向申請人及其子陳敏聰作出法律行動追討有關欠交管理費及維修費，在該案件中申請人及其子陳敏聰作出反申索，但兩人在自己提出的證據中亦承認在擔任法團秘書及司庫期間，非法挪用法團款項，辯稱用作歸還申請人的所謂法團的法律訴訟費欠款。法庭已頒令法團勝訴，(申請人曾向法官承諾，如敗訴時便會向法團清還多取的款項)，所以申請人理應歸還有關款項給法團，有關該案件的表格29 – 根據《建築物管理條例》提出的申請通知書、反申索申請書及判決，見證物“MYW-10”。
11. 本人在該案件結審後，於2012年5月30日，致函申請人及其子陳敏聰有關虧空兩個法團共約HK$40,000.00的款項，催促其歸還法團款項，見證物“MYW-11”。
12. 兩個法團在2012年6月18日跟進上述事宜，並在會議中討論6項事宜。雖然有事項曾建議通過，但所有事項只限於討論並紀錄在案。見證物“MYW-12”。」
14.馬先生作供時補充：
(1) 他憑記憶草擬2012年6月18日的會議紀錄，再交由637號法團主席（王正發）及兩個法團的司庫（歐陽俊文）核實，之後大家才正式簽署。
(2) 對於2012年6月18日的會議紀錄與證物A1不同，他並非認為他草擬的會議紀錄完全準確，或證物A1不正確。但他指出，當日會議舉行了將近兩個小時，參與會議的業主（包括申請人）發言很多，當中亦有一些爭執。陳主任等人不知道國祥大廈的背景（例如項目第4和5的爭拗），未必能全面掌握會議過程，所以只歸納出證物A1上「會議摘要」部分的三言兩語。
(3) 他確認會議當日並沒有就項目4投票，原因是法團認為須先搜集證據和徵詢法律意見，日後才要求各業主投票對申請人及其兒子採取甚麼法律行動。
(4) 他亦確認申請人有在會議上提議核數，但是是有條件的核數；申請人提出核數之餘須減除部分爭議項目，最終各業主未能達至共識，並沒有議決。
(5) 致於項目5，他確認會議當日是有投票的。以635號法團的會議為例（即由他主持的會議），除了6樓和11樓的業主（即申請人及其兒子）表示反對，其他業主都贊成，沒有業主棄權。當時並沒有用選票來投票，只是要請各與會業主表態，所以沒有贊成及反對票數的正式紀錄，亦沒有業主要求票選或點票。
(6) 申請人在會中提議支出項目實報實銷，不論金額大小一律須以支票支付，不可墊付。但他本人（即馬先生）和王先生兩位主席都並非居住在國祥大廈，倘若所有支出須用支票支付，會造成不便。他更指出，國祥大廈的一貫做法是先由主席墊付金額較小的支出項目，之後再由法團支付主席，一向行之有效。申請人對該做法有意見，亦因為國祥大廈加入了新業主，所以他決定將「支票簽發問題」列入議程，讓各業主討論和議決。
討論
15.此兩宗案件的爭議，在於會議紀錄項目4及5的紀錄是否會議過程的真實紀錄。申請人沒有法律代表，多次試圖在審訊引入新的爭議，例如項目4及5背後的爭議及答辯人是否拒絕或沒有誠意應不少於5%業主的要求召開業主大會等，被本席制止。
16.代表兩位答辯人的方大律師更在陳詞指出，申請人對自己的申請不甚了解，審裁處其實沒有司法管核權審理此兩宗案件。
17.土地審裁處的司法管轄權載於《土地審裁處條例》第8條。根據第8(5)條，審裁處具有根據任何條例而歸於審裁處的司法管轄權，包括在該條例附表內指明的條例。《建築物管理條例》是《土地審裁處條例》附表內指明的條例之一。
18.《建築物管理條例》第45(1)條訂明，土地審裁處具有聆訊及裁決該條例附表10所指明的任何法律程序的司法管轄權。附表10規定：
「由審裁處聆訊及裁決的指明法律程序
1. 與本條例條文的釋義及執行有關的法律程序。
2. 與公契條款及條文(包括根據第VIA部隱含地納入公契的條款或條文)的釋義及執行有關的法律程序。
3. 與建築物的公用部分或業主有共同權益的其他部分的使用、佔用、享用、管有或擁有權有關的法律程序。
4. 與下述各項的計算或分攤有關的法律程序─
(a) 根據公契(如有的話)應付或看來應付的任何款項；
(b) 第20及21條所提述的基金及繳款；
(c) 管理開支或收費(不論其名稱為何)；
(d) 根據本條例或按照於土地註冊處註冊的文書包括公契(如有的話)的條款及條文而欠付或負有法律責任的任何其他支出、付款、債項或債務。
5. 與涉及─
(a) 法團；
(b) 管理委員會及其主席、秘書及司庫；
(c) 第34D(1)條所指的經理人；
(d) 第34D(1)條所指的業主委員會；
(e) 租客代表，
的權力及職責的法律問題有關的法律程序，並包括與財務、金錢或受信性質的權力及職責(如有的話)的法律問題有關的法律程序。
6. 與涉及建築物的全部或建築物的任何部分的擁有、佔用或管有權(包括建築物的或上有建築物土地的一份不可分割份數的擁有權)的法律問題有關的法律程序。
7. 在不損害第6段及在第45(3)條的規限下，與涉及業主或佔用人所享有的任何合約上的權利或所有權權利，或另於土地註冊處註冊的文書包括公契(如有的話)的條款及條文所提述的任何合約上的權利或所有權權利的範圍及適用性或其他方面的法律問題有關的法律程序。
8. 與涉及違反或指稱違反於土地註冊處註冊的文書包括公契(如有的話)的任何契諾、條款或條件的法律問題有關的法律程序。
9. 與第7段所提述的任何合約上的權利或所有權權利或第8段所提述的任何契諾、條款或條件(視屬何情況而定)的執行(不論以強制履行令、強制令、聲明、損害賠償或其他方式執行)有關的法律程序。」
19.申請人指他的申請歸於附表10第5(b)段所涵蓋範圍，不為本席接納。
20.《建築物管理條例》附表3第6段規定：
「(1) 法團每次業主大會，有關會議過程的會議紀錄，均須由管理委員會秘書保存。
(2) 第(1)節所提述的會議紀錄，須由主持會議者核證其為與其有關的業主大會會議過程的真實紀錄。
(3) 秘書須將按照第(2)節核證的會議紀錄，在該會議紀錄所關乎的業主大會的日期後的28天內，展示於建築物的顯眼處，並致使該會議紀錄保持如此展示至少連續7天。」
主持會議者的責任，是核證會議紀錄為會議過程的真實紀錄。按呈堂證據，兩位答辯人分別主持637號法團和635號法團業主大會，並已簽署相關的會議紀錄，核證該等紀錄為會議過程的真實紀錄。兩位答辯人亦分別是635號法團和637號法團的秘書，證據顯示他們已依法展示會議紀錄，並將之保存。明顯地，申請人在這兩宗案件提出的是事實爭議（即會議紀錄是否會議過程的真實紀錄），並不涉及法律問題，審裁處並無司法管核權審理申請。
21.申請人多次在審訊中攻擊兩位答辯人的誠信，毫無道理。即使經核證的會議紀錄有錯誤或遺漏，這也不一定表示兩位答辯人的誠信出現問題。參與同一會議者各自對會議有不同體會，會後請他們盡力複述會議過程，很多時候會得出不同版本，這是人知常情，並不涉及誠信問題。
22.本席於審訊時向訴訟各方指出，即使經核證的會議紀錄有錯誤或遺漏，也不須訴諸法律程序來修訂紀錄。Shackleton on the Law and Practice of Meetings，第12版（2011年），第8-06段說明：
“A discovery, after minutes have been signed, that they are inaccurate should, again, be the subject of a separate, later resolution – signed minutes should never be amended. The same prohibition would apply to the addition of vital details which had not been before the meeting…”
換言之，倘若法團及/或業主於會議紀錄獲核證後發現紀錄出錯或有遺漏，正確的程序是在隨後的業主大會尋求通過合適的議決以作補充。日後，只要將兩次會議的紀錄一併閱讀，便可全面掌握會議上的討論和議決。
23.會議紀錄主要紀錄會議中所作的決定，但可加插一段簡短敍文，述明作出決定時所考慮的各項要點。Shackleton on the Law and Practice of Meetings第8-01段說明：
“Minutes, as a rule, show only the decisions recorded at a meeting, preceding possibly by a short narration dealing with the essential points leading up to the decision.”
24.草擬會議紀錄是需要技巧的，會議紀錄並非錄音謄本，不可能將會議上發表的每字每句都作紀錄，某程度上須作取捨。Shackleton on the Law and Practice of Meetings第8-04段提供一些很值得參考的指引：
“Minutes should : –
…
(b) be accurate – if there are any especially complex or technical areas recorded in the minutes, it is good practice to double check these with the relevant member to ensure complete accuracy, whilst preparing the draft minutes. The chairman of the meeting should be given the opportunity to comment on the first draft before they are circulated to all members;
(c) be clear and unambiguous – minutes must be easily understood; not just by the members but by others who may need to glean a good understanding of the company’s business and decision-making, e.g. auditors. Avoid too many acronyms and technical language – refer instead to the papers for the detail if the reader requires this;
(d) be well structured – a good minute taker will be able to omit the recording of discussions which strayed away from the agenda items and were not relevant. He should also re-order the minutes to tie in with the agenda if the meeting was not well chaired and the meeting did not strictly follow the agenda order;
(e) be concise – not too long or short, dependent of course on the culture and style of the organisation and the personal preferences of the chairman;
(f) record the essential elements of the discussion on each item, i.e. narration which is vital to an understanding of the proceedings. This will encourage members to speak up next time and also helps remind the organisation why they made a particular decision and how they came to it. The full text of all resolutions should be recorded;
(g) avoid comment and expressions of opinion unless an essential part of the decision-making process; and
…”
【意譯為：會議紀錄應：–
(b) 準確無誤–會議紀錄中若有特別複雜或具技術性的部分，在草擬會議紀錄時，適宜與相關的與會者再三核對該等部分，以確保内容準確無誤。在會議紀錄送交所有與會者傳閲之前，會議主席應有機會先審閲有關紀錄的初稿並表達意見；
(c) 清晰明確–會議紀錄必須清晰易明；會議紀錄不但要讓與會者明白，亦要讓其他需要深入了解公司業務及決策的人士明白，例如核數師等。會議紀錄應盡量避免使用太多縮寫詞及技術性用語 - 如有需要，可列明參考文件，以供讀者查閱；
(d) 結構分明–任何稱職的會議紀錄員，均會省略偏離議程和不切題的討論内容，若主席對會議過程的控制欠佳，未能嚴謹遵守議程的先後次序，則會議紀錄員應重新編排會議紀錄各項目的次序，使議程及會議紀錄的編排次序一致；
(e) 簡潔扼要–不宜太長或太短，這當然須視乎機構的文化和作風，以及主席的個人取向；
(f) 逐一記錄各項議程討論的要點，即記錄會議中的重要部分，使讀者可以理解決策的過程。這樣會鼓勵與會者在下次會議上踴躍發言，並有助提醒機構其作出某一決策的原因和過程。會議中所作的各項決議，必須完整地記錄；
(g) 避免記錄評語及意見表述，除非其為決策過程中重要的部分；】
25.申請人一方與答辯人一方就於2012年6月18日會議中項目4和項目5的討論和議決（如有的話）各執一詞。陳主任提供的證物A1某程度上提供了客觀證據，讓大家考慮是否須作補充，但證物A1本身也不是一份完美的紀錄。歐陽先生忘紀了會議過程，更將項目4和5所發生的事混為一談，他的證供對決定誰是誰非毫無幫助。
26.申請人多次在盤問中挑戰馬先生提供證人，證實會議紀錄屬實。本席認為，最清楚會議過程的就是參與會議的業主。法團及業主們可考慮按法定機制再召開業主大會，讓大家討論是否須就已核證的會議紀錄作出補充。如有爭議，可藉投票來作出議決。
27.其實，635號法團和637號法團曾於2012年8月27日召開業主大會，討論申請人在本案的投訴及考慮就2012年6月18日的會議紀錄作出澄清及確認。但根據當天的會議紀錄（證物R1）：
「由於業主陳子坤及陳敏聰認為已進入司法程序，法團不適宜討論他們投訴法團於本年6月18日的業主大會中之會議紀錄第4及5項與事實不符的指責進行澄清。」
28.訴訟各方在結案陳詞時同意，倘若審裁處無權審理本案申請，他們應考慮再召開業主大會，讓業主議決是否須就2012年6月18日的會議紀錄作出補充，以處理此兩宗案件的爭拗。
結論
29.基於以上原因，本席裁定土地審裁處沒有司法管核權審理申請人的申請，兩宗案件的申請被撤銷。
30.訴訟雙方同意，勝訴的一方應獲判訟費。兩位答辯人反對成功，本席命令申請人須付給兩位答辯人此兩宗案件的訟費，如雙方未能就金額達成協議，須交由審裁處按區域法院的收費準則評定。
申請人：無律師代表。
答辯人：由林健雄律師事務所轉聘方少雲大律師代表。
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