黃美顏 對 黎貫生及另一人

LDBM 195/2011

香港特別行政區

土地審裁處

建築物管理申請編號2011年第195宗

_______________

判 案 書

_______________

前言

1.本案是關於申請人是否有權向業主立案法團的秘書和司庫索取法團會議記錄，會議錄音/錄像和帳目等的副本。

背景

2.涉案的物業是新界火炭樂景街2-18號銀禧花園(“該屋苑”)。

3.申請人是該屋苑第4座12樓D室的業主。在2011年7月8日前，申請人是該屋苑的管理委員會的委員。

4.第一答辯人是該屋苑的業主立案法團(“該法團”)的秘書。

5.第二答辯人是該法團的司庫。

申請人的案情

6.在聆訊時，申請人的代表向法庭表示只要求其申請通知書中A8至A12項所列明的文件副本(見文件夾p.5-6)。其餘的項目予以放棄(即A1至A7項和A13至A16項)。

7.申請人的證詞十分簡單。她向本庭投訴雖然她多年來一直要求一些文件的副本，但該法團或該屋苑的經理人公司都沒有答允。

答辯人的案情

8.除了兩位答辯人外，他們亦傳召了林志強先生作證。

9.各證人都扼要地說明如何處理申請人的要求。

討論

(I) A8和A9項

10.A8項是

“管理委員會第34次會議錄音及錄影帶副本。”

11.A9項是

“管理委員會第34次及第35次會議錄音及錄影帶副本。”

12.目前並沒有任何法例訂明管理委員會會議須要進行錄音或錄像，所以也沒有法律條文規管提供錄音和錄像。

13.申請人在此依賴《建築物管理條例》第344章 (“該條例”) 附表2第10A(2)段。

14.本席認為該段應與附表2第10(4)和(4A)段一起閱讀，才能了解有關條文的完整意思。這些條文原文如下:-

“10(4)管理委員會每次開會，有關會議過程的會議記錄，須由秘書保存。

(4A)第(4)節所提述的會議記錄，須由主持會議者核證其為與有關的管理委員會會議過程的真實記錄。

10A(2)如租客代表、業主、已登記承按人或任何由業主或已登記承按人就此而以書面妥為授權的人，以書面要求法團向他提供按照第10(4A)段核證的會議記錄的副本，則秘書在收取管理委員會釐定的合理的複印費後，須將副本提供給該人。”

15.這些條文所說的是“會議記錄”而不是會議的錄音錄像。本席認為“會議記錄”意指會議過程的摘要而A8和9A項所提及的錄音錄像則是收錄了整個會議的過程。兩者絕不能相提並論。因此，本席裁定這些條文並不適用。

16.申請人指管理委員會在第29次會議中(召開日期為2010年10月19日)，曾議决各委員可以參考會議的錄音帶(見文件夾p.155-156)，所以認為有權作出申請。

17.代表答辯人的陳律師則指該次會議並沒有作出提供錄音帶的議決。

18.第29次會議有關的會議記錄原文如下:-

“議程一通過第五屆管理委員會第27、28次會議記錄

1. …

何委員提議，今後可以將會議過程製作成錄音磁碟派發予委員參考，讓大家都能清楚了解會議的真實情況，以減少爭拗。

方主席及黎秘書表示讚同。”

19.有關提供錄音帶一事明顯地不是議程 ，而只是討論議程時提及的事項。因此不存在是否有議題甚至議決的爭拗。

20.但同樣明顯的是並沒有人反對何委員的提議。再者，管理委員會第32次會議的記錄(召開日期為2010年12月23日, 記錄日期為2011年1月10日)尾頁之備註申明“委員如需了解本次會議更詳盡的資料，可參考錄音光碟”(文件夾p.148)。

21.這意味著管理委員會(最低限度至2011年1月10日)是抱著提供錄音帶的態度。問題是這態度是否有約束力?又是否不能撤回?

22.本席認為管理委員會的全體成員皆在行為上(不反對提議和在會議記錄加上備註)已决定和認同提供錄音帶一事(不包括錄像)。這决定當然是對管理委員會有約束力的。

23.可是任何决定都可被修改或撤回。因此，法庭要細看在2011年1月10日後，管理委員會是否有修改或撤銷提供錄音帶的决定。

24.申請人在2011年4月13日書面申請管理委員會第34會議之錄音帶和錄影帶副本。第一答辯人同日批示“管委會會議錄音帶、錄影帶只可以在法團範圍內聽、看”(文件夾p.83)。

25.申請人在2011年4月28日再次書面申請第34次和35次管理委員會會議之錄音帶和錄影帶副本。第一答辯人在2011年4月29日書面回覆申請人指錄音帶和錄影帶只可在法團範圍內聽、看。

26.上文所述的兩次回覆，第一答辯人只道明在什麼情況下可聽、看的立場，但沒有指出這立場是否建基於管理委員會的決定或是他個人的看法。

27.管理委員會在2011年5月30日召開了第37次會議。申請人在討論議程二時(通過第34至36次會議記錄)，動議要求收聽會議錄音帶，以便作出修改。這動議被否決。這只説明不須要收聽會議錄音後才通過會議記錄。這並不等如提供錄音帶的決定已被推翻。

28.其後，管理委員會在2011年6月27日召開了第38次會議。在討論議程二時(即通過第34至37次會議記錄)，申請人又提出收聽上述錄音帶後才修訂有關記錄，她的提議不被接納而議程二亦獲得通過。可是，一如上文所說，這仍然不等同提供錄音帶的决定已被推翻。

29.由於提供錄音帶的决定至今仍然有效，管理委員會有責任向委員提供會議錄音帶。但是本申請只針對管理委員會的秘書和司庫，而不是針對管理委員會，所以申請不能成立。再者，申請人現在已不再是管理委員會的委員，所以無權繼續要求提供錄音帶。基於上述原因，本席撤銷A8和A9項的申索。

(II) A10和A11項

30.A10項是要求

“1. 2003年至2006年備用工程費基金支出項目報表；

2.   2003年至2006年定期存款銀行通知書。”

31.A11項是要求

“1. 2007年至2011年3月備用工程費基金支出項目報表；

2.   2007年至2011年3月定期存款銀行通知書。”

32.答辯人指這兩項的要求都沒有法律上的理據。

33.在該條例下，司庫有責任提供根據第27條而擬備的財務報表和法團的收支概算表(見附表6，第3條)。

34.第27條1AA款指財務報表須包括收支表和資產負債表。由於A10 和A11這兩項要求的文件並不屬財務報表範圍之內，因此申請人不能依靠此條文支持她的申請。

35.申請人試圖引用第27(4)條以支持她的申索。第27(4)條指“對於恰當帳簿或帳項記錄或其他記錄的備存(包括此等帳目及記錄的保存)，此等帳目及記錄所提述的文件的查閱，收支概算表的擬備，以及任何有關此等帳目及概要的文件的副本的提供，附表6均具效力。”

36.本席認為這條文本身並不賦予任何人權力以提出查閱或索取文件的副本。它只說明附表6的效力。

37.在附表6中，只有第3段提及提供文件副本。但這段只涉及第27條擬備的財務報表及會計師報告或根據第2段擬備的法團的收支概算表。第A10和A11項所要求的文件並不包括在內。

38.值得一提的是管理委員會在第33次會議中(召開日期為2010年2月28日)成立了財務小組負責審核屋苑賬目(包括法團行政、康樂基金戶口)並向周年業主大會提交一份完整的財務報告(文件夾p.152-153)。申請人是財務小組的成員之一。

39.雖然申請人不再是管理委員會的成員，但因為財務小組包括了業主和業主代表的人仕，所以本席認為申請人是否管理委員會成員並不會影響她作為財務小組成員的資格。

40.可是 ，財務小組的權責範圍是什麼? 雙方就此都沒有提出任何證據。因此，本席認為申請人不能光依靠她是財務小組成員的身份要求索取有關文件的副本。

41.基於上述原因，本席撤銷申請人第A10和A11項的申索。

(III) A12項

42.A12項是要求

“1. 銀禧花園法團行政基金賬目；

2.   安排查閱大廈賬目。”

43.申請人在最後陳詞時表明只要求安排查閱過往6年的大廈賬目。而不再要求行政基金的賬目副本。

44.但申請人所指的“大廈賬目”是甚麼賬目呢? 若她是指“法團賬目”，那麼第27條和附表6便適用。若她所指的是大廈物業管理的賬目，則附表7理應適用。

45.如果“大廈賬目”是指“法團賬目”，法庭可授權任何人在合理時間查閱附表6第1段所提及的單據、發票或其他文件(附表6，第1A(b)條和第1B條)。惟法庭只可在已符合第1C條的情況下作出第1B條的命令。

46.但是本席不須要處理第1C條所提及的事項。原因是該法團的管理委員會已於2011年6月27日(即第38次管理委員會會議)同意讓申請人在2011年7月6日查閱法團賬目。事實上，申請人亦在該日查閱了法團賬目。

47.第二答辯人和林志強先生均指申請人在2011年7月6日查閱法團賬目後，並沒有提出其他要求，也沒有要求再次查閱法團賬目。申請人的說法是她雖然有查閱文件，但由於時間有限(只有2-3個小時)，加上法團未有提供所有文件，所以她未能全面地查閱有關文件。申請人說她曾就此向其他委員會委員反映。

48.就算本席全盤接納申請人的說法，她也未能說明2011年7月6日所欠的是什麼文件。其實，申請人須要證明她曾要求查閱文件，而答辯人無理地拒絕請求，申請人才有訴因，從而向法庭提起訴訟 (見陳坤明對筲箕灣太安樓業主立案法團，CACV 279/2007，2008年6月26日，第43段)。再者，根據附表6，要負上提供查閱責任的是管理委員會而不是個別委員。申請人並不能證明和符合上述各點。

49.如果“大廈賬目”是指大廈物業管理的賬目，情況又如何呢? 這情況下，理應以附表7為依歸。但是，先决的條件是該屋苑是要有公契的 (見第34C和34E條)。可是，無論申請人或答辯人都沒有正式說明該屋苑是有公契。

50.就算本席大膽推定該屋苑是有公契，因而附表7適用，申請人仍未能證明其申索。原因是要負上提供文件查閱責任的是經理人而不是司庫或秘書(見附表7，第2(5)段)。

51.其實，申請人已於2011年6月22日在經理人公司查閱了有關賬目。雖然她說經理人沒有提供所有文件以供查閱，但她卻未能具體說明所欠的是甚麼文件。在此，答辯人的說法是查閱文件後，申請人沒有其他要求。

52.申請人沒有弄清申索對象，又未能清楚說明所欠文件類别。所以本席裁定申請人未能證實此項的申索。 

總結

52.   本席已小心考慮本案所有證供和證據，本席裁定申請人未能證明她的申索。因此，本席把她的申索全部撤銷。

53.本席理解申請人或代表她出席聆訊的人仕，都是抱著為該屋苑各業主的利益而行事。可惜，他們根本沒有仔細閱讀法例條文和認真了解業主立案法團、管理委員會和經理人的權責分配。他們也没有弄清楚作為管理委員會成員或業主應有的權利。

54.任何人要查閱文件或要求文件副本 ，他應先行認清他是要查閲或要求文件的副本。兩者不能混為一談。其次, 他要認清以何身份提出要求。然後，便要認明有關文件的類別和性質，並比對有關法例包括《建築物管理條例》和公契，查看是否有權提出有關請求。

55.核實了權利後, 便應向負上有關責任的人仕先提出清楚及明確的要求，並說明文件的類別、性質、名稱和有關的時段 (即那一年度或月份)，務求對方明白所指的是甚麼文件。若要求被無理地拒絕，方有訴因提出訴訟。

56.上文所說的，雖然不能說是簡單，其實也不算複雜。本席深信若能依從上文所說處理，定能減免許多無理或無謂的紛爭。

訟費

57.本席頒下暫准命令，申請人須支付答辯人方的訟費(包括保留待決的訟費)。若雙方未能就金額達成共識，則交由法庭評定。若此判案書頒下後14天內，沒有任何一方提出異議，暫准命令成為絕對命令。

第一申請人授權代表出席聆訊

第一答辯人及第二答辯人由鍾沛林律師行CHAN Chi-wah律師代表應訊