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LDBM 11/2013
香港特別行政區
土地審裁處
建築物管理申請編號2013年第11宗
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| 審訊日期﹕ 2013年10月3日、11月28日及12月17日 |
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判案書
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1.本案的答辯人為位於香港北角天后廟道171號百福花園的業主立案法團(“法團”)，申請人為百福花園百利閣某單位的業主， 並為法團第十一屆管理委員會主席，在2012年1月11日離任。
2.申請人在2013年1月21日提出本案的申請，入稟事項共8項，後經雙方調解，就其中6項達成共識，只餘兩項須由法庭審理，即申請通知書內的第2及第4項。
3.就第2項的申索，申請人要求法庭頒下宣布性質的命令，頒佈法團的第十二屆管理委員會(“該管委會”) 2012年9月21日的會議(“921會議”)紀錄失實。而第4項申索涉及法團不合理地拖延完成核數報告，雙方確認法團已在2013年9月完成了相關的核數報告，故此申請人在2013年10月3日的聆訊上撤回第4項申索，但法庭仍須就第4項申索的訟費作出判決。
4.在審訊過程中，申請人一方除了他本人外，亦傳召了該管委會的譚委員(“譚委員”)作供。而答辯人一方則傳召了該管委會的陳主席及管理公司的物業經理梁先生作供。
第2項申索
5.申請人在申請通知書中指稱，921會議的議程(3)為『討論和議決修正年度財政預算和支出』，但在由梁先生擬備及由該管委會成員在2013年10月16日通過的會議紀錄(“該會議紀錄”)中 (文件冊第080-38頁)，卻顯示了﹕
『司庫再一次向各委員發放2012年一月至六月財務報告副本，主席讓各委員閱覽有關副本後，詢問各委員有否更改或修正，有委員提出在“特別大會支出”一項的日期需修改，司庫回應會將該日期更正為2012年1月11日；主席詢問各委員再有否其他更正或修改，各委員表示並無其他修改，最後管委會通過2012年一月至六月財務報告；司庫表示更正後會在當眼處張貼更正後的版本予各業主閱覽』(底線後加)。
6.申請人懷疑法團用虛假的會議紀錄，誤導業主以為法團已完成了年度財政預算，作為增加管理費的合理理據。基於上文所述的失實會議紀錄，申請人要求法庭作出宣布性質命令，裁定相關的會議紀錄屬失實。
7.就921會議，申請人並無列席，根據當時出席了921會議的陳主席、譚委員及梁先生的證供，在921會議上確曾就年度財政預算及支出作出討論及議決通過，而並非財務報告，故此該會議紀錄議程(3)一項確實有錯誤，屬不爭的事實。
8.就此一申索，雙方爭議的重點為，法庭是否應該就失實的該會議紀錄，頒下宣布性質的命令。
9.申請人認為有關的失實紀錄對該屋苑具關鍵性(material particular)，因涉及財政預算和支出，以及管理費的調整。且頒下宣布性質命令的濟助，確實存在其實用性(practical purpose)，不單可令該管委會補做修訂版的921會議紀錄，也可讓各業戶依上訴庭在The Incorporated Owners of Milliion Fortune Industrial Centre v Jikan Development Ltd and Another CACV 122/2000 (27/6/2000)的說法，以此為由要求罷免該管委會或個別管委會成員。
10.梁大律師又認為，法庭在考慮失實聲明的實用性時，除了涉及921會議的證供外，也應同時考慮921會議以外的證供，以證明該管委會的行政及處事手法值得商榷，法庭應以宣布性質命令，讓業主得知及考慮該管委會或個別委員是否適合繼續為屋苑服務。這些證供包括﹕
(一)在2013年1月17日的管委會會議上，陳主席利用身為主席的權力，否決所有對該管委會不利的指責(文件冊第80-54頁)；
(二)在同一會議上，彈核譚委員的議程用了4頁紙的篇幅記錄，相對921會議的4小時會議也只有4頁紙的會議紀錄；
(三)譚委員提出對會議紀錄的修改，需要正式議決決定，其他委員提出的修改卻不需要，明顯有雙重標準的處事手法；
(四)會議紀錄的內容由陳主席決定，他認為對屋苑重要的才記錄，這有違須向業主匯報關鍵性討論及議決的責任；及
(五)申請人曾向陳主席要求921會議的錄音紀錄，但遭否決。
11.答辯人方面則認為頒下宣布性命令，沒有任何實用性可言，因為有關失實只是紀錄上的錯誤，實際上確曾作過該議決；而相關的財政預算及支出也在921會議後在大堂張貼，純粹會議紀錄的失誤沒有對任何業戶或本案的與訟雙方造成任何損失或影響，也沒證供顯示該管委會或陳主席有任何刻意隱瞞、欺詐或不誠實的意圖，不存在任何人仕不洽當的處事手法。
12.本席完全認同林文瀚區域法院法官(當時官階)在 曾婉玲訴兆隆苑業主立案法團(LDBM 199/2001) 一案中，就土地審裁處在建築物管理案件頒佈宣布性裁決時，應考慮因素的法律原則，節錄如下﹕－
“Declaratory relief in the context of building management disputes
18. In the exercise of its jurisdiction to grant equitable relief (and declaratory relief is one of them), the Tribunal is exercising a discretion. As in the case of the exercise of other judicial discretion, the Tribunal must have regard to all relevant circumstances in deciding whether declaratory relief should be granted in a particular case.
19. In the context of building management cases, one must bear in mind the following factors,
(a) the members of the corporation are co-owners of a building and they are neighbours. Most of them would live or work in the vicinity of one another. They would inevitably meet and have interaction with each other. Harmonious relationships between them are important to the well being of the community.
(b) the purpose of incorporation is to facilitate and foster owners co-operation with each other in the management of the building. Whilst there would inevitably be differences in opinion amongst members, in the interest of the whole, such differences should be resolved if possible by the quickest and most cost-effective means. Otherwise, the energy and resources of the corporation could be spent on needless litigation with substantial legal costs being incurred. That would also seriously undermine the trust and goodwill amongst members which is essential to the successful operation of the corporation.
(c) .. .. .. , it is understandable that errors would be made from time to time with regard to the affairs of a corporation. So long as the errors was made without any fraudulent or dishonest intent, although one needs to learn from mistakes, it is more important to rectify or remedy the situation in a positive manner.
(d) personal vendetta has no proper place in dealing with the affairs of a corporation. It would only destroy the overall well being of the corporation. It would be inconsistent with the overall objective of the BMO.
(e) although Section 45 of the BMO enables an owner of a building to bring proceedings in the Tribunal regarding matters specified in the Tenth Schedule, the main purpose of the ordinance, as set out in the preamble is to facilitate the incorporation of owners of flats in buildings or groups of buildings, to provide for the management of buildings or groups of buildings and for matters incidental thereto or connected therewith. Hence, in the exercise of its jurisdiction, the Tribunal should primarily be concerned with the proper management of the building instead of any personal conflicts between individuals. In deciding a case, the Tribunal should consider what would be the course in the best interest of the owners as a whole.
(f) [i]n line with the underlying spirit of the BMO, subject to compliance with the provisions in the relevant Deed of Mutual Covenant and the BMO, the management of the building is placed in the hands of the management committee (see Section 29 of the BMO). The management committee is obliged to follow the resolution passed by owners in general meeting (see Section 14(1) of the BMO) and is subject to the supervision of the owners through the general meeting at which a member could be removed from office (see Section 14(2) of the BMO). In an extreme case, the owners at a general meeting can resolve to appoint an administrator and dissolve the management committee (see Section 30 of the BMO). It is for the owners, either acting through a management committee appointed by them or through resolutions passed in general meeting, to decide on matters relating to the management of the building. The Tribunal should only intervene to ensure that the statutory mechanism and the provisions in the Deed of Mutual Covenant are observed. If the Tribunal is satisfied that the management committee or general meeting is acting in accordance with the provisions in the statutory and contractual framework in handling the affairs of the building, the Tribunal should leave it to the owners to decide for themselves on what is the best course to adopt in the management of the building.
20. Order 15 rule 16 of the Rules of the High Court provides, no action or other proceeding shall be open to objection on the ground that a merely declaratory judgment or order is sought thereby, and the Court may make binding declarations of right whether or not any consequential relief is or could be claimed. This applies to proceedings in the Lands Tribunal by reason of Section 8(9) and Section 10(1) of the Lands Tribunal Ordinance Cap.17.
21. Hence, it is possible for the Tribunal to grant a declaration without any consequential relief if the Tribunal is satisfied that it should exercise its discretion to do so.
22. A well established reason for a court to refuse to grant declaratory relief is a situation where the exercise does not serve any useful purpose. The principle is summarized in Zamir & Woolf, The Declaratory Judgment, 2nd Edn., at Para.4.087,
“If it can be shown that a declaration would not serve any practical purpose, this will weigh heavily in the scales against the grant of declaratory relief. If, on the other hand the grant of declaratory relief will be likely to achieve a useful objective, the court will be favourably disposed to granting relief. The question of whether or not any useful purpose would be served by granting declaratory relief is therefore of prime importance in determining how discretion should be exercised.” ”
13.從上述案例中可見，法庭在行使酌情權決定是否頒佈有關的宣布性質命令時，該宣布性質命令是否有實質作用屬首要考慮。
14.該會議紀錄中議程(3)確實存在失實情況，唯這只是紀錄上的錯誤，事實上當天會議中確曾就財務預算及支出作議決，失實的紀錄並無對任何法團的其他決定或行動造成任何影響，在相關的預算及支出文件已作張貼及確認的情況下，在會議一年多以後頒令宣布性命令，本席認為已是不合時宜，沒有必要。
15.無論如何，百福花園的各業戶當可透過此判案書內的事實裁斷，明確了解該會議紀錄的議程(3)存在錯誤，而該管委會自當就此錯誤採取補救行動，將相關的錯誤予以改正，實無需以宣布性質的命令來令致該管委會補做修改會議紀錄。
16.再者，宣布該會議紀錄失實，沒有任何實質作用，既不會對申請人的權利及義務有任何實質影響，亦對改善該屋苑管理的質素沒有任何幫助。而梁大律師所提出的其他證供(上文第10段)，與本案中所涉情況不能同日而語，本席認為並無幫助亦不應作考慮。該會議紀錄議程(3)的失實情況，並無證供顯示是以權謀私之作為，亦非陳主席妄顧法律規定，自行操控應如何作記錄，更遑論是對譚委員的不同標準對待，而申請人是否獲得921會議的錄音紀錄，可能令他無需入稟本申請，但實在看不到這與他所要求的宣布性命令的實用性有何關連。申請人在本案中的申請完全不涉及上述事宜，與申索第2項亦非相關，本席實在看不到任何良好因由，須將這些其他證供列入考慮之列。
17.更重要的是，該會議紀錄的失實情況，並不涉及任何欺詐或不誠實意圖存在，而只是梁先生的手文之誤，而不幸地該管委會成員在通過該會議紀錄時，亦未曾察覺。業主應接受錯誤有時是難以避免的，業主須從錯誤中學習，再以積極的態度糾正錯誤。從梁大律師的陳詞可見，申請人要求宣布性命令，旨在以此為基礎向該管委會找碴，從而提出罷免的行動，本席認為這與 曾婉玲 一案中所提的考慮因素背道而馳，對相關的錯誤不單不是以積極態度作糾正，相反地可能因此引發不必要的爭拗甚至訴訟，將會構成更大的混亂，對申請人及該屋苑的其他業主，沒有好處及任何實質的用處。
18.申請人在作供過程中，亦提出了其他指控，包括921會議歷時4小時，但該會議紀錄只有4頁紙，及該會議紀錄中並無包括舊報紙、膠樽等回收物品的收入紀錄。申請人並沒有在其申請通知書中提出這些指控，本席認為不應作處理。而即使須作處理，本席也並不認同單憑這兩項便可推斷該會議紀錄失實。
19.就回收物品的收入紀錄，陳主席在證供中解釋，收入數量由回收公司報數，如無紀錄即沒有任何回收報數，而並非有人刻意修改相關的資料。申請人只以自己日常也會將舊報紙交出作回收，而推斷應有此回收收入，本席認為這屬無的放矢，並無證供顯示在921會議中，回收公司確曾報數但遭該管委會或任何人將之從該會議紀錄中刪除，以致該會議紀錄屬失實，即使譚女士也列席於會上，也沒有證供顯示申請人的指控為事實。
20.就只有4頁紙的會議紀錄而言，申請人只因這事實而斷言該會議紀錄失實，這實在是妄下判斷。根據Shackleton on the Law and Practice of Meetings第8-01段說明，會議紀錄主要記錄會議中所作的決定，但可加插一段簡短敍文，述明作出議決。而第8-02段中亦明言，除非相關批評或意見對任何事宜的決定屬非常重要，否則應避免在會議紀錄內包含；而討論過程亦只應以敍文，記錄每項討論的重點。本席認為，會議紀錄並非錄音謄本，不可能將會議上發表的每字每句都作紀錄，某程度上須作取捨。4小時的會議不代表在會議上一字一句也須記錄，也不能預期一定存在冗長的會議紀錄，在沒有實質證據支持下，純然以會議紀錄的頁數來判定是否有失實的情況，實屬牽強。
21.在考慮過所有因素後，本席認為縱使該會議紀錄中議程(3)確實存在失實情況，在行使酌情權時，本席認為應拒絕頒佈宣布性命令。
第4項申索的訟費爭議
22.就相關年份的核數報告的擬備，雙方在本席要求下存檔了同意的事序表(見本判案書後的附件)。雙方並無爭議法團的會計年度原為每年11月1日至翌年的10月31日，後來在2012年3月6日起修改為由每年4月1日至翌年的3月31日。2009/2010、2010/2011及2011/2012年度的核數報告則在2013年9月才完成。
23.答辯人解釋，該管委會在2012年1月接任時，發現財務文件混亂，上屆委員並不合作就該等文件的疑問作解釋，該管委會成員欲透過當時的法團會計師(“前會計師”)了解情況，但在數次查詢後，前會計師在2012年2月23日辭任法團會計師，該管委會在2012年3月6日決定重新招標聘請核數師，最終法團在2012年7月6日的業主週年大會上，通過了另一會計師(“新聘會計師”)的任命，才可以開始處理核數的工作；而由於過往的財務資料混亂，為保障屋苑各業戶，決定核實截至2010年的核數報告，作為2010/2011年度核數工作的基礎。在2013年3月31日新聘會計師提交了工作結論報告(“工作結論報告”)(文件冊第58-66頁)，就2007至2010年的會計紀錄，指出法團並無依法妥善備存最少6年的財務資料，以致2007年至2010年的財務資料及紀錄並不足以編製法團的週年財務報表。後經法團及管理公司共同合作重新搜集及整理資料，最終在2013年7月4日完成2009/2010年度、2010/2011年度以及2011/2012年度的管理帳目，新聘會計師方可開展核數工作。
24.申請人指稱，法團拖延了核數報告的擬備，沒有召開特別業主大會，而待至2012年7月6日的週年業主大會上才提出另聘會計師的議決案；在新聘會計師獲委任後，又選擇花時間核實2010年以前的核數報告，而未有處理2010年以後的核數報告的擬備。
25.本席接納法團的解釋。誠如申請人在證供中也承認，在擬備2010年以後的核數報告，必須先將之前的會計數目釐清，新聘會計師所提供的工作結論報告，也確認了2010年度以前的核數報告中的各樣不足之處，新聘會計師甚至認為難以倚賴所提供文件擬備財務報表，足見該管委會的關注並非無理據。
26.而該管委會在2012年1月接任，當時就2010/2011年度的核數報告仍未處理，這延誤實為上屆管委會的責任，最終因前會計師在2012年2月辭職而未能處理，這並非法團或該管委會的過失，相反地如法團或該管委會發現會計帳目上有疑問，以業主利益為大前題下，該管委會向前會計師作出查詢實屬合理；而在被質疑下前會計師選擇請辭，實非法團或該管委會始料所及，不應歸咎法團或該管委會。
27.在前會計師請辭的情況下，法團須另作聘請而需時處理可以理解，管委會成員全為義務工作性質，不可能預期他們全時間處理法團事務，另聘會計師須作招標及由業主大會通過等程序，本席認為法團花了4個月時間來處理並非不合理。而根據該管委會2012年4月20日的會議紀錄，週年大會須在2012年8月以前舉行，如為了新會計師的委任而在短短4個月內舉行特別業主大會及週年業主大會，實在勞民傷財，在週年大會將於3個月內舉行的情況下，該管委會沒有另行召開特別業主大會決定會計師的聘用，不應被垢病。
28.本席認為法團在處理2009/2010、2010/2011及2011/2012年度的核數報告上，並無不合理拖延的情況，申請人的指控不能成立。在訟費應視乎訴訟結果而定的大前題下，法團當可獲得此項申索的訟費。
總結
29.本席裁斷，儘管證供顯示2012年9月21日的會議紀錄中議程(3)存在錯誤，但並無任何理據支持應行使酌情權，作出宣布性命令的頒令。就2009/2010、2010/2011及2011/2012年度的核數報告而言，本席接納法團並無蓄意拖延的情況，故法團不應承擔此一申索的訟費。
命令
30.(一) 就宣布性命令的申請，不作判令；
(二) 鑑於雙方互有勝負的情況下，就本案不作訟費命令。此為暫准判令，除非任何一方在14天內提出傳票申請，此暫准判令將成為最終命令。
申請人﹕由胡百全律師事務所轉聘梁祖澤大律師代表。
答辯人﹕由林錫光陳啟鴻律師行黃斯哲律師代表。
附件
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